Zaštita gradiva izvan arhiva

Obveze i propisi

Javno dokumentarno i arhivsko gradivo

Tijelo javne vlasti dužno je:

  • osigurati da javno gradivo koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu s važećim propisima
  • osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog gradiva
  • utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom obliku
  • osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
  • obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva.
  • za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom ili koje se nalazi u posjedu odrediti rok čuvanja te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje
  • dostaviti popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskoga gradiva do kraja godine za prethodnu godinu
  • uz prethodno odobrenje nadležnog arhiva provoditi izlučivanje i uništavanje dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja utvrđeni u odobrenom popisu javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja
  • predati arhivsko gradivo nadležnom državnom arhivu u roku koji u pravilu nije dulji od 30 godina od njegova nastanka
  • predati arhivsko gradivo u digitalnom obliku nadležnom državnom arhivu u pravilu u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka

Poslove na zaštiti gradiva obavljaju stručno osposobljeni djelatnici stvaratelja javnoga dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva.

Prije poduzimanja bilo kakvih postupanja koja se odnose na gradivo, stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su pribaviti stručno mišljenje nadležnoga arhiva i omogućiti stručni nadzor nad sustavom zaštite gradiva.

Privatno arhivsko gradivo

Privatno arhivsko gradivo koje ima posebno značenje za povijest, znanost i kulturu upisuje se u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva na temelju rješenja Hrvatskog državnog arhiva.

Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskoga gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obvezni su:

  • obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
  • čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
  • srediti i popisati gradivo ili dopustiti nadležnom arhivu da to učini
  • dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva pregled gradiva i po potrebi sigurnosno snimanje

Vlasnici privatnog arhivskoga gradiva koji žele prodati svoje arhivsko gradivo dužni su ga najprije ponuditi nadležnom državnom arhivu na čijem području imaju svoje sjedište odnosno prebivalište.

  • Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19)
  • Pravilnik o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/19)
  • Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02)
  • Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04, 106/07)
  • Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima (NN 90/02)
  • Uredba o uredskom poslovanju (NN 7/09)
  • Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN 38/88)